Bons de commande : le budget de chaque mission, engagé et consommé

Qu'est-ce qu'un bon de commande de prestation ?

C'est l'engagement écrit du client à acheter un nombre de jours de prestation, pour un montant donné, sur une mission. Il porte une référence, un nombre de jours, un montant et, au besoin, une nouvelle date de fin. Une fois accepté par le fournisseur, il fixe le budget dans lequel la mission doit tenir.

Un bon signé ne se modifie pas : pour continuer une mission, on émet un nouveau bon, appelé extension. Une même mission peut donc avoir un bon initial puis plusieurs extensions, et c'est leur somme qui fait le budget.

Qui crée et valide le bon de commande ?

Les achats le demandent, la finance le valide, puis le fournisseur l'accepte ou le conteste. Chaque étape est tracée au journal, et chaque refus ou contestation porte un motif obligatoire.

• Les achats saisissent la référence, les jours, le montant et le motif de la demande.
• La finance valide ou refuse ; celui qui a demandé le bon ne le valide pas lui-même, sauf s'il est la seule personne qui le peut, ce qui est alors noté au journal.
• Le fournisseur, ESN ou freelance en direct, reçoit le bon dans son portail et l'accepte ou le conteste. Il voit la référence, les jours, le montant et la période, jamais vos échanges internes.

Le circuit se règle : l'administrateur de votre entreprise peut confier la validation à la finance, à l'administrateur, ou au manager valideur de la mission, et décider si les managers peuvent demander une extension. Dans une PME, une même personne peut cumuler les rôles achats, finance et manager.

Le bon initial est facultatif à la création d'une mission. Une mission sans bon est suivie en jours et au tarif journalier, avec la mention « Sans bon de commande », et vos achats reçoivent une alerte qui reste ouverte jusqu'à l'acceptation d'un bon.

Comment suivre l'engagé et le consommé ?

L'engagé, ce sont les bons acceptés par le fournisseur ; le consommé, ce sont les jours des CRA validés, multipliés par le tarif journalier de la mission. Les bons encore en circuit sont affichés à part, « en approbation », et ne comptent pas dans l'engagé.

Chaque mission affiche, par exemple, « 60 jours sur 100 · 39 000 € sur 65 000 € », avec un pourcentage unique, le plus élevé des deux rapports en jours et en euros. Les bons sont consommés dans l'ordre de leur acceptation, et chacun montre son consommé et son reste.

Yuzo estime aussi la date d'épuisement du budget, au rythme moyen des trois derniers CRA validés. Les CRA, eux, sont saisis et validés comme décrit sur la page CRA en ligne.

Que se passe-t-il avant la fin du budget ?

Vous êtes prévenu avant l'épuisement, et vous demandez une extension qui suit le même circuit que le bon initial. Les achats reçoivent une alerte à 80 % puis à 100 % du budget, la finance à 90 %, et les achats encore si la date d'épuisement estimée tombe avant la fin de la mission. Le manager valideur est prévenu quand le budget en jours doit s'épuiser dans les 30 jours.

La demande d'extension se fait en deux temps, pré-remplis par Yuzo :

• le complément, pour tenir jusqu'à la fin prévue de la mission, quand le bon s'épuise avant ;
• la prolongation, pour continuer au-delà de la fin de la mission, jusqu'à la date choisie.

Le nouveau bon vaut la somme des deux, et son montant est calculé au tarif de la mission. Si la mission est prolongée, la nouvelle date de fin s'applique dès que le fournisseur accepte le bon. Un manager peut lui aussi demander une extension, en jours : les achats la complètent avant de la transmettre à la finance.

Un dépassement est-il bloqué ?

Non : le travail hors budget n'est jamais bloqué, il est signalé. Quand le valideur s'apprête à valider un CRA qui ferait dépasser le bon, un avertissement s'affiche avant qu'il confirme ; la validation reste possible, et l'alerte de dépassement part vers vos achats.

C'est un choix : arrêter un consultant au milieu d'une livraison coûte souvent plus cher que le dépassement lui-même. Yuzo vous donne l'information à temps pour décider, sans décider à votre place.

Combien coûte le suivi des bons de commande ?

Pour une entreprise, il fait partie de la formule Essentiel, à 19 € HT par intervenant en mission et par mois. Elle comprend les bons de commande, le suivi de l'engagé et du consommé, l'onglet Coûts de la finance et les rôles achats, finance et manager. Vos fournisseurs invités ne paient rien pour recevoir et accepter vos bons.

Pour une ESN, recevoir et accepter les bons de ses clients abonnés est gratuit. La formule Pilotage, à 25 € HT par consultant en mission et par mois, ajoute la marge de chaque mission, le tableau de bord des commerciaux et le suivi de vos sous-traitants ; elle est détaillée sur la page ESN et cabinets.

Toutes les formules sont comparées sur la page Tarifs, et les questions courantes ont leur réponse dans les questions fréquentes.

Pourquoi pas un tableur ?

Parce qu'un tableur découvre le dépassement en même temps que la facture. Il est gratuit et souple, mais il n'a ni circuit de validation, ni partage cloisonné avec vos fournisseurs, ni alerte quand un budget s'épuise. Les VMS des grands groupes font tout cela, mais ils sont lourds à déployer et chers.