Obligation de vigilance : savoir à tout moment qui est en règle

Qu'est-ce que l'obligation de vigilance ?

C'est l'obligation, pour le donneur d'ordre, de vérifier que son sous-traitant est en règle avec ses déclarations et ses cotisations sociales. Elle s'applique à tout contrat d'au moins 5 000 € HT : la vérification se fait à la signature, puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de la prestation.

La pièce centrale est l'attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF, qui doit dater de moins de 6 mois ; s'y ajoute, pour une entreprise immatriculée, un extrait Kbis (ou une pièce équivalente). Si le donneur d'ordre n'a pas fait ces vérifications et que son sous-traitant a recours au travail dissimulé, il peut être tenu solidairement de payer les impôts, les cotisations et les rémunérations dus par ce sous-traitant. C'est la solidarité financière prévue par le Code du travail (articles L8222-1, L8222-2, R8222-1 et D8222-5).

Dans la pratique, la difficulté n'est pas de demander les pièces une fois : c'est de tenir la date de chacune, pour chaque fournisseur, tous les six mois.

Quelles pièces demander à un prestataire ?

Les pièces dépendent du statut du prestataire. Yuzo applique une liste par statut ; le prestataire voit ce qu'on attend de lui et dépose chaque pièce avec sa date d'émission, l'échéance étant calculée pour lui.

• Société (dont toute ESN) ou micro-entrepreneur : Kbis de moins de 3 mois, attestation URSSAF de moins de 6 mois, attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle, RIB.
• Consultant en portage salarial : déclaration sur l'honneur, Kbis et attestation URSSAF de la société de portage, RIB.

Pour une ESN, c'est l'ESN elle-même qui est votre fournisseur : vous suivez ses pièces, pas celles de chacun de ses consultants. L'ESN, de son côté, suit les pièces de ses propres sous-traitants dans Yuzo, sans que vous les voyiez. Les fichiers acceptés sont au format PDF, JPG ou PNG ; une photo prise au téléphone convient.

Comment Yuzo suit-il la validité des pièces ?

Chaque pièce a son échéance, et Yuzo la surveille chaque jour à votre place. Le déposant est rappelé 30 jours puis 7 jours avant l'expiration, avec un lien direct pour déposer la nouvelle version. Une pièce déposée reste « à vérifier » tant que vos achats ne l'ont pas acceptée.

Chaque fournisseur porte un état, visible d'un coup d'œil dans la liste des fournisseurs :

• Conforme : toutes les pièces demandées sont acceptées et à jour.
• À vérifier : rien ne manque, mais au moins une pièce attend votre décision.
• À régulariser : une pièce manque, a expiré ou a été refusée sans nouveau dépôt.
• Bloqué : le fournisseur est à régulariser depuis 30 jours ou plus.

Que se passe-t-il quand une pièce manque ou expire ?

Le fournisseur est signalé à vos achats, puis bloqué s'il ne régularise pas. Le lendemain de l'expiration, le déposant et vos achats sont prévenus, et ces alertes ne peuvent pas être désactivées. Une pièce jamais déposée est relancée 7 jours après le début du manque, puis chaque mois.

Après 30 jours sans régularisation, le fournisseur passe « bloqué » : vos achats et ses administrateurs en sont prévenus, et la validation de ses CRA est suspendue chez vous. Le blocage se lève dès que la pièce en cause est acceptée. La saisie des consultants n'est jamais bloquée, et les CRA déjà validés restent acquis.

Vos managers ne voient pas les pièces : ils voient seulement un message s'ils tentent de valider le CRA d'un fournisseur bloqué, qui les renvoie vers les achats. Le détail du circuit des CRA est sur la page CRA en ligne.

Pourquoi le prestataire ne dépose-t-il ses pièces qu'une fois ?

Parce qu'une pièce déposée vaut pour tous ses clients. Le prestataire retrouve toutes ses pièces dans « Mes documents », avec le nombre de pièces déposées sur le nombre attendu, quel que soit le client.

Une pièce acceptée par l'un de ses clients l'est pour tous. Un refus, lui, ne vaut que pour le client qui refuse, avec son motif : un client ne peut pas bloquer le travail du prestataire chez un autre. Le prestataire voit quel client a refusé quelle pièce, et pourquoi. Chaque nouveau dépôt garde l'historique des versions précédentes.

Pour un freelance ou une ESN qui travaille pour plusieurs entreprises, c'est un dépôt au lieu de cinq. La page Freelances décrit ce parcours du côté du prestataire.

Comment êtes-vous protégé contre le faux RIB ?

Tout changement de RIB d'un fournisseur vous est signalé, et cette alerte ne peut pas être coupée. Le faux RIB, envoyé par un fraudeur qui se fait passer pour un fournisseur, est l'une des fraudes les plus courantes : Yuzo vous prévient avant que le prochain paiement parte au mauvais endroit.

• Le RIB n'est visible que du fournisseur et de l'organisation qui le paie.
• L'IBAN est contrôlé au dépôt, affiché masqué, et chiffré dans la base ; le titulaire du compte s'affiche à côté du nom du fournisseur pour que vous compariez avant d'accepter.
• Chaque consultation d'un document est enregistrée, comme chaque affichage de l'IBAN en clair.

Pourquoi pas un tableur ?

Parce qu'un tableur ne prévient pas quand une attestation URSSAF expire. Il est gratuit et souple, mais il n'a ni circuit de validation, ni partage cloisonné avec vos fournisseurs, ni alerte. Les VMS des grands groupes savent le faire, mais ils sont lourds à déployer et chers.

Le suivi des pièces fait partie de toutes les formules, dès la formule Découverte, gratuite jusqu'à 3 intervenants. Les formules sont comparées sur la page Tarifs, et les autres réponses sont dans les questions fréquentes.