Vos prestataires, leurs CRA et leurs coûts au même endroit

Combien de prestataires travaillent pour vous en ce moment ?

La réponse s'affiche dès l'accueil : le nombre de prestataires actifs, les missions en cours et celles qui se terminent dans les 30 prochains jours. Plus besoin de recouper les fichiers des achats, de la finance et des managers.

Sous ces compteurs, une liste « À faire » rassemble ce qui attend une décision : les CRA en attente chez vos managers, les justificatifs expirés d'un fournisseur, les budgets consommés à 80 % ou plus. Pour un CRA ou un justificatif en retard, un bouton « Relancer » prévient la bonne personne, une fois par jour au plus.

Les achats et la finance voient aussi les dépenses du dernier mois clôturé, par fournisseur, et la part consommée des bons de commande en cours. La période est toujours écrite en clair, par exemple « montants d'août, dernier mois clôturé ».

Comment vos managers valident-ils les CRA ?

Le consultant saisit son compte rendu d'activité, puis le valideur de la mission le valide en un clic ou le rejette avec un motif. Le consultant remplit le calendrier du mois, journée par journée ou par demi-journée, et le soumet ; votre manager reçoit une notification et ouvre le détail jour par jour avant de décider.

Un rejet n'est jamais muet : le motif est obligatoire, et le consultant le lit au moment de corriger. Un CRA validé est figé.

Si le CRA attend, Yuzo relance automatiquement le valideur au bout de 2 jours ouvrés, puis prévient vos achats au bout de 5 jours ouvrés. Personne n'a à tenir de liste des retardataires. Tout le détail du circuit est sur la page CRA en ligne.

Comment suivre le budget de chaque mission ?

Chaque mission a ses bons de commande, et Yuzo compare en continu le budget engagé au budget consommé. Le circuit est simple : les achats demandent le bon de commande, la finance le valide ou le refuse avec un motif, puis le fournisseur l'accepte ou le conteste. Seul un bon accepté compte dans le budget engagé.

Le consommé, ce sont les CRA validés, en jours et en euros (jours × tarif journalier). Une alerte part vers les achats quand une mission atteint 80 % de son budget, puis à 100 % ; la finance est prévenue à 90 % du bon. Yuzo estime aussi la date d'épuisement au rythme des derniers mois et vous prévient si le budget risque de s'arrêter avant la fin de la mission.

Pour continuer, on ne modifie pas un bon signé : on demande une extension, qui suit le même circuit. Elle peut compléter le budget jusqu'à la fin de la mission, prolonger la mission au-delà, ou les deux. Un manager peut lui aussi demander une extension, en jours, que les achats complètent.

Pour la finance, l'onglet « Coûts » donne le coût réel de chaque mois clôturé, fournisseur par fournisseur, mission par mission, avec l'écart par rapport au mois précédent. Le détail est sur la page bons de commande et budget.

Vos prestataires sont-ils en règle ?

Oui, et vous le voyez fournisseur par fournisseur : Yuzo vous aide à tenir votre obligation de vigilance. Chaque fournisseur dépose les pièces exigées selon son statut : Kbis, attestation URSSAF, attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle et RIB. Vos achats les acceptent, ou les refusent avec un motif.

• Avant l'échéance d'une pièce, le fournisseur est rappelé 30 jours puis 7 jours avant.
• Une pièce expirée ou manquante est signalée à vos achats, et le fournisseur passe « à régulariser ».
• Après 30 jours sans régularisation, le fournisseur est bloqué : la validation de ses CRA est suspendue jusqu'à ce que la pièce en cause soit acceptée.
• Tout changement de RIB d'un fournisseur vous est signalé, sans possibilité de couper l'alerte : c'est votre protection contre le faux RIB.

Vous trouverez le détail des pièces et des rappels sur la page conformité et obligation de vigilance.

Qui voit quoi dans votre entreprise ?

Chacun ne voit que ce qui le concerne. Yuzo distingue trois rôles : les achats, la finance et le manager. Les achats suivent les missions, les fournisseurs et les bons de commande ; la finance valide les bons et suit les coûts ; le manager valide les CRA des missions dont il est le valideur, et ne voit les montants que de celles-ci.

Dans une PME, une même personne tient souvent plusieurs rôles : elle les cumule, et son accueil réunit tout ce qui la concerne, sans réglage à activer. Une case « Tout-en-un » donne tous les rôles d'un coup.

Côté fournisseurs, le cloisonnement est strict : votre ESN ne voit que ses propres missions chez vous, et vous ne voyez jamais le tarif d'achat de votre fournisseur. Les actions importantes (bons de commande, pièces justificatives, invitations, changements de rôle) sont inscrites au journal : qui a fait quoi, et quand.

Combien cela coûte-t-il ?

Vous commencez gratuitement, puis vous payez par intervenant en mission. La formule Découverte est gratuite jusqu'à 3 intervenants, sans limite de durée. La formule Essentiel coûte 19 € HT par intervenant en mission et par mois, et ajoute les bons de commande, le suivi du budget, l'onglet Coûts et les rôles achats, finance et manager.

Au-delà, la formule Grand compte est sur devis, à partir de 1 500 € HT par mois. Un intervenant compte dès qu'il a au moins une mission en cours dans le mois, et une seule fois.

Vos managers, vos acheteurs et vos prestataires invités n'ajoutent rien à la facture : ni prix par utilisateur, ni minimum, ni frais de mise en service. Toutes les formules sont comparées sur la page Tarifs, et les réponses aux questions courantes sont dans les questions fréquentes.

Pourquoi pas un tableur ou un VMS ?

Parce que le tableur s'arrête là où la mission commence, et que le VMS est taillé pour les très grands groupes. Le tableur est gratuit et souple, mais il n'a ni circuit de validation, ni partage cloisonné avec vos fournisseurs, ni alerte quand un budget s'épuise ou qu'une attestation URSSAF expire.

Les VMS, ces logiciels de gestion des achats de prestations des grands groupes, sont complets, mais lourds à déployer et chers. Les places de marché, elles, vendent leurs propres talents : elles ne sont pas neutres.

Yuzo reste votre outil : vous y invitez les ESN, les cabinets et les freelances que vous avez choisis, et ils vous rejoignent sans frais.

Qu'est-ce qui arrive bientôt ?

Deux nouveautés sont en préparation. L'application mobile arrive bientôt, pour que vos consultants saisissent leur CRA depuis leur téléphone. La diffusion de vos besoins à vos partenaires arrive bientôt elle aussi.