CRA en ligne : saisi par le consultant, validé en un clic

Qu'est-ce qu'un CRA ?

Le CRA, ou compte rendu d'activité, est le document mensuel qui déclare les jours travaillés par un consultant sur une mission. C'est lui qui sert de base à la facturation : le fournisseur facture les jours validés par le client, au tarif journalier de la mission.

Dans les ESN, les cabinets et chez les freelances, le CRA circule encore souvent sous forme de tableur ou de PDF signé. Il se perd dans une boîte e-mail, attend une signature, revient corrigé trois fois. Le montant facturé dépend pourtant de ce document : une erreur d'une journée se voit sur la facture.

Comment le consultant saisit-il son CRA ?

Il remplit le calendrier du mois, case par case, en quelques clics. Chaque jour ouvré compris dans les dates de la mission est une case active ; les week-ends, les jours fériés et les jours hors mission sont grisés. Un clic sur une case la passe à une journée, un second à une demi-journée, un troisième la vide.

• Un bouton « Remplir tous les jours ouvrés » coche le mois entier d'un coup ; il ne reste qu'à retirer les absences.
• Le total s'affiche en continu, par exemple « 17,5 / 21 jours », et chaque demi-journée est rappelée sous le calendrier.
• Le CRA peut être enregistré en brouillon, puis soumis au client après une confirmation.
• Un consultant en retard choisit le mois qu'il déclare, du mois en cours au premier mois de sa mission.

L'écran s'adapte au téléphone : la saisie se fait aussi depuis le navigateur d'un mobile.

Comment le client valide-t-il le CRA ?

Le valideur désigné sur la mission, souvent le manager, valide le CRA en un clic ou le rejette avec un motif. Il est prévenu dès la soumission, puis ouvre le détail jour par jour, sur le même calendrier que le consultant, avec le total et les demi-journées.

Le rejet n'est jamais muet : le motif est obligatoire. Le CRA passe au statut « rejeté », le consultant lit le motif du rejet sur son écran, corrige ses jours et soumet à nouveau. Un CRA validé est figé : il ne bouge plus.

Tant que le consultant n'a pas soumis son CRA, le client ne voit pas ses jours : un brouillon reste le sien. Les achats et la finance du client peuvent consulter les CRA de leurs missions, mais seul le valideur décide.

Que voit l'ESN ?

L'ESN voit toutes ses missions, chez tous ses clients, au même endroit. Son écran « Mes missions » affiche une ligne par mission, avec le client, le consultant, la période, les jours validés et l'état du CRA du mois. Chaque ligne se déplie sur une frise de l'année : un mois par case, avec les jours déclarés et la couleur de son statut (validé, en attente, rejeté).

Le CRA reste saisi par le consultant ; l'administrateur de l'ESN le consulte, en lecture seule. Le freelance qui travaille en direct voit la même frise pour ses propres missions. Plus de tableau à tenir pour savoir quel mois manque chez quel client : la page ESN et cabinets détaille tout le portail.

Que se passe-t-il après la validation ?

Les jours validés s'ajoutent aussitôt au budget consommé de la mission. Le consommé, ce sont les jours des CRA validés multipliés par le tarif journalier de la mission ; il est comparé au budget engagé par les bons de commande, et une alerte part quand le seuil approche. Tout le circuit est décrit sur la page bons de commande et budget.

Le consultant est prévenu de la validation. Côté ESN, la marge de la mission se calcule sur ces mêmes jours validés, et peut servir au variable des commerciaux.

Yuzo ne fait pas les factures : la facturation électronique devient obligatoire en France et passe par des plateformes agréées. Vous facturez avec votre outil, dès la validation, à partir d'un CRA validé et d'un nombre de jours juste.

Les retardataires sont-ils relancés ?

Oui, sans que personne ait à tenir de liste. Un CRA soumis qui attend depuis 2 jours ouvrés fait l'objet d'une relance auprès du valideur ; au bout de 5 jours ouvrés, les achats du client sont prévenus et peuvent relancer le manager.

Du côté du consultant, un rappel arrive quand il reste 2 jours ouvrés dans le mois et que son CRA n'est pas encore soumis. Les achats peuvent aussi relancer à la main un CRA en attente depuis leur accueil, une fois par jour au plus.

Pourquoi pas un tableur ?

Parce qu'un tableur ne valide rien. Il est gratuit et souple, mais il n'a ni circuit de validation, ni partage cloisonné avec vos fournisseurs, ni alerte quand un CRA attend. Les VMS, ces logiciels de gestion des achats de prestations des grands groupes, font la validation, mais ils sont lourds à déployer et chers.

Yuzo est gratuit jusqu'à 3 intervenants, et les prestataires invités ne paient rien pour les missions de leurs clients abonnés. Les formules sont comparées sur la page Tarifs, et les questions courantes ont leur réponse dans les questions fréquentes.

Qu'est-ce qui arrive bientôt ?

La saisie du CRA depuis l'application iPhone et Android arrive bientôt. En attendant, le navigateur du téléphone suffit.